Zlecenie na roboty budowlane

Cześć,

Ile razy w życiu zdarzyło Ci się otrzymać zlecenie od inwestora? A ilu krotnie sam takie zlecenie przygotowywałeś? Odpowiedź w dużej mierze zależy od tego czym zajmujesz się zawodowo i po której stronie stoisz – czy jesteś inwestorem czy wykonawcą. Zarówno pierwsza jak i druga sytuacja są mi dobrze znane. Przygotowywanie zleceń oraz ich pozyskiwanie należy do moich codziennych obowiązków. Mogę więc – na podstawie swojego doświadczenia – doradzić Ci w jaki sposób przygotowywać omawiany dokument.. Zaznaczam już na wstępie, że w artykule tym poruszę wyłącznie zlecenia dotyczące realizacji inwestycji w sektorze prywatnym. Celowo pomijam sferę publiczną, gdyż tam obowiązuje Ustawa Prawo zamówień publicznych, która rządzi się zupełnie innymi prawami, ale w niedalekiej przyszłości również poruszę ten temat na stronie.  

Wprowadzenie

Stosowanie zleceń na wykonanie robót budowlanych jest częstą praktyką wśród zamawiających i wykonawców. Jest to najbardziej prosta forma powiązania formalnego pomiędzy dwoma podmiotami. Rzadko kiedy w zleceniu ujmuje się takie kwestie jak kary za nieterminowe wykonanie zadania, gwarancję należytego wykonania umowy, a także gwarancję na wady i usterki, jak ma to miejsce w umowach. Zazwyczaj zlecenie składa się z kilku punktów, w którym podaje się termin realizacji, cenę i nazwę zadania. Wiele osób, przedsiębiorców nie dąży nawet do uzyskania formalnego potwierdzenia przyjęcia zlecenia do realizacji, a z własnego doświadczenia potwierdzam, że jest to istotne.

Najlepszą formą udokumentowania współpracy pomiędzy dwoma podmiotami – w szczególności takimi które pierwszy raz ze sobą współpracują – jest umowa o roboty budowlane. Jednakże zlecenie jest powszechnie stosowanym dokumentem i warto – skoro się na niego decydujemy – przygotować go rozważnie, a także wymagać jego profesjonalnego wykonania. Nie chodzi mi o kwestie estetyczne i stylistyczne, chociaż dla mnie są one również ważne (i świadczą o osobie, która przygotowała dany dokument) jak zawartość merytoryczna.

Co powinno zaleźć się w kompletnym zleceniu?

Zacznę od tego, że każde zlecenie, ofertę lub inny standardowy dokument przygotowuję w tej samej, bądź bardzo zbliżonej formie. Dla przykładu prawie wszystkie oferty wyglądają tak samo, mają identyczny rozkład nagłówków, adresata umieszczonego w tym samym miejscu, miejscowość i datę, podpisy itd. Podobnie omawiane zlecenia, także umowy, pisma itp. Oczywiście zdarzają się sytuacje, że dany dokument z uwagi na indywidualne kryteria musi wyglądać inaczej, ale i w takim wypadku staram się zachowywać zbliżoną stylistykę. Wprowadza to porządek do dokumentów, a także w mojej ocenie dobrze świadczy o jego wystawcy – w końcu jest to dokument reprezentatywny.

Stylistykę pozostawiam, przejdźmy do części merytorycznej. Jak myślisz jakie aspekty powinno poruszyć się w zleceniu? W mojej opinii (i nie tylko w opinii, bo tak robię na co dzień) zadbać należy o umieszczenie:

Numer zlecenia

Warto prowadzić numerację poszczególnych dokumentów z uwagi na łatwiejsze i bardziej przejrzyste, przyszłe porozumiewanie się między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Wysyłając pismo do firmy, która np. zleciła nam zadanie do zrealizowania mamy możliwość powołania się na konkretny dokument przy wymianie korespondencji, dla przykładu:


„Zgodnie ze zleceniem nr 1/10/2019 informujemy, że w całości zakończyliśmy roboty budowlane objęte w/w zleceniem.”

Albo

„Informujemy, że do dnia dzisiejszego (tj. 01.10.2019 r.) nie otrzymaliśmy zapłaty za fakturę numer 15/09/2019 za wykonanie robót objętych zleceniem nr 05/09/2019 z dnia 23.09.2019 r. […].”

W szczególności, jeśli mamy do czynienia z dużym przedsiębiorstwem, któremu zlecamy jakieś zadanie warto ustalać numer zlecenia dlatego że firma ta może w danym dniu dostać 2, 5, 10 bądź 15 innych zleceń i odszukanie tego właściwego zajmie jej więcej czasu. Oczywiście nie jest to regułą. Jeśli ktoś zleca mi jakąś robotę do wykonania to mam ją w głowie, ale jako że nie pracuję w dużej firmie, czy też korporacji to otrzymuję mniej tego typu dokumentów jednego dnia.

Miejsce i data wystawienia zlecenia

Czy to ważne, jak sądzisz? Odpowiedź brzmi to zależy, ale ja zawsze umieszczam obie informacje i Tobie też to radzę. Dlaczego? Zdarzyło mi się już kilkukrotnie, że firma, w której pracuję została wezwana do przesłania do urzędu skarbowego kopii zlecenia, bądź umowy lub innego dokumentu potwierdzającego formalne zawiązanie współpracy z inną firmą. Współpraca ta, jak się można domyślić polegała na wykonywaniu przez firmę X zdania na nasze zlecenie, po czym wystawieniu faktur i opłaceniu ich przez naszą spółkę. W wezwaniu otrzymanym od US (Urzędu Skarbowego) widniała informacja o konieczności przedstawienia dokumentu świadczącego o zawiązaniu współpracy zawierającego m.in. termin realizacji, kwotę, a także datę i miejsce wystawienia. Namawiam Cię więc do umieszczenia daty i miejsca wystawienia zlecenia, aby w podobnej jak wyżej opisanej sytuacji móc się jasno i szybko wytłumaczyć.

Ponadto bywa również tak, że część zleceniodawców wpisuje na zleceniu podobną do poniższej informację:

Termin realizacji zadania: 3 tygodnie,
Rozpoczęcie robót: 3 dni od daty wystawienia zlecenia.”     

W takiej sytuacji również niezbędne jest podanie daty wystawienia zlecenia. Jeszcze raz więc, zachęcam Cię do umieszczania omawianych danych.

Termin realizacji

Pora na kolejny ważny aspekt – termin realizacji. Jest to jedna z najważniejszych informacji jaką należy umieścić w zleceniu. Koniecznym jest podanie obu dat granicznych, czyli dnia rozpoczęcia i dnia zakończenia robót. W ten sposób nie tylko wiemy w jakim okresie należy wykonać zadanie, ale również zabezpieczamy się przed ewentualnym nieuczciwym zachowaniem zleceniobiorcy, który np. wykręca się od wykonania zadania na czas. Brak wykonania zadania w wyznaczonym terminie skutkuje niewywiązaniem się z przyjętego do realizacji zlecenia, a co za tym idzie, stronie poszkodowanej przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania – oczywiście w zależności od zaistniałej sytuacji. Bowiem nieterminowa realizacja przedsięwzięcia może być powodowana różnymi czynnikami, niezależnymi od wykonawcy (zleceniobiorcy). 

Należna kwota za realizację zadania i zasady płatności

Dla wielu to najważniejsza informacja zawarta w zleceniu. Należna kwota za realizację zadania powinna być adekwatna do oferty jaką wykonawca ówcześnie przedstawił. Kwota za którą należy wykonać zadanie w mojej ocenie powinna być podana w kwocie netto z informacją o stawce podatku VAT aktualną na dzień obustronnie zaakceptowanego zlecenia. Warto również w przypadku, gdy mają nastąpić w niedługim czasie zmiany w wysokości podatku, dodać zapis, iż w przypadku jego podniesienia bądź obniżenia zmianie ulegnie końcowa kwota brutto. Kiedy podnoszono stawkę podatku VAT z 22% na 23% i z 7% na 8% wiele firm i instytucji miało problem z porozumieniem się ze stroną zlecającą co do wysokości końcowego wynagrodzenia. Warto więc już zawczasu się zabezpieczyć, szczególnie jeśli wiemy lub słyszeliśmy, że jakieś zmiany mają nastąpić.

Warto zamieścić w zleceniu zapis o zasadach płatności. Czyli jaki jest termin płatności ( 3, 7, 14, 21 a może 30 dni), jaka będzie metoda płatności (gotówka, przelew na rachunek bankowy), albo czy obowiązuje mechanizm podzielonej płatności. Warto też określić po jakim zakresie wykonanych robót następuje płatność. Być może wykonawca życzy sobie otrzymywać zapłatę na koniec każdego tygodnia, a może w kilku etapach np. po wykonaniu fundamentów, następnie po wymurowaniu ścian nośnych parteru itd.

Przedmiot i miejsce realizacji

Przygotowując zlecenie nie opisuję dokładnie przedmiotu realizacji, a wyłącznie podaję ogólnikowe informacje. Należą do nich:

  • nazwa całego zadania inwestycyjnego,
  • nazwa części, którą mam wykonać,
  • miejsce realizacji zadania

Dlaczego tylko tyle? Dlatego, że szczegółowe dane zawarte zostały we wcześniej przygotowanej przeze mnie ofercie. Nie ma konieczności ich powtarzania, ale zaznaczam że w takim przypadku oferta musi stanowić załącznik do zlecenia. W dodatku informacja ta musi znaleźć się w zleceniu np. w takiej formie:

„Załączniki do zlecenia:
1. Oferta nr 05/05/2019,
2. Kosztorys ofertowy,
3. Projekt wykonawczy,
[…]”

Dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy

Zamieszczenie tych danych w zleceniu wydaje się być oczywistym, jednakże z ich ilością i szczegółowością bywa różnie. Ja każdorazowo wpisuję dane takie jak:

nazwa, adres , NIP firmy podejmującej się wykonania zadania jak i firmy zlecającej realizację

Dodatkowo w ostatnim czasie dodawałam informację (jeśli byłam zleceniodawcą), że moja firma jest czynnym podatnikiem podatku VAT.

Dodatkowe informacje

Ponadto często wymagam od zleceniobiorców gwarancji za wykonane usługi, zazwyczaj na okres 2 lat i taki zapis dodaję do zlecenia. Natomiast w przypadku, gdy współpracuję z danym wykonawcą po raz pierwszy dążę do obopólnego zaakceptowania gwarancji należytego wykonania umowy. Jednakże jest to stosowane przeze mnie sporadycznie. Dalej dobrą praktyką jest gdy na zleceniu pojawiają się dane osoby do kontaktu ze strony zleceniodawcy i zleceniobiorcy, która będzie pełnić nadzór nad poprawnością prowadzonych prac. Na końcu, o czym już wcześniej wspomniałam każdorazowo wymuszam na zleceniobiorcy aby potwierdził przyjęcie zlecenia własnoręcznym podpisem zazwyczaj w poniższej formie:

„Przyjmuję zlecenie do realizacji, podpis i data.”

Poniżej przygotowałam plik do pobrania w wersji edytowalnej, w którym znajdziesz zlecenie zawierające w/w informacje. Zachęcam Cię do posługiwania się nim przy formalizowaniu współpracy z danym wykonawcą lub inwestorem.

Podsumowanie

Powyżej zaproponowany sposób formalnego zawierania współpracy na potrzeby realizacji niektórych robót budowlanych jest w mojej ocenie kompletny i odpowiada na różne możliwe do wystąpienia próby oszustwa przez którąś ze stron. Takie zabezpieczenie pozwala na unikniecie niechcianych niespodzianek. Oczywiście trudno jest uniknąć wszystkich możliwych zagrożeń, ale przynajmniej w ten sposób minimalizujemy ich skutki i ilość. Pamiętaj, że sporządzenie zlecenia powinno być poprzedzone właściwym wyborem wykonawcy, o czym pisałam w artykule „Wybór wykonawcy”.

Dziękuję, że poświęciłeś swój czas i przeczytałeś artykuł do końca. Myślę, że jest on na tyle wartościowy, treściwy i przydatny, że bez oporów klikniesz „like” na dole po prawej stronie. Zachęcam Cię również do śledzenia mnie na Facebook’u i Instagramie. Jeszcze raz dziękuję za nasze dzisiejsze spotkanie na blogu i życzę Ci pełnego uśmiechu dnia, do zobaczenia.
InżyniErka   

Udostępnij i polub

Może Ci się również spodoba

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

Wordpress Social Share Plugin powered by Ultimatelysocial
error

Jeśli podoba Ci się blog i chcesz być na bieżąco, kliknij i subskrybuj :)